Presso le aziende e le società si sta diffondendo rapidamente Asana, un tool per gestire nel migliore dei modi i propri progetti e attività. In un primo momento Asana potrebbe sembrare piuttosto ostico, ma basta utilizzarlo per un po’ di tempo per capire le grandi potenzialità di questo programma. Asana permette di smistare in poco tempo tutti i lavori da assegnare e di gestire i progetti, organizzandoli secondo i tempi prestabiliti. In questo modo si riduce e si ottimizza il carico di lavoro, facilitando anche gli altri dipendenti nella gestione dei progetti. Scopriamo nello specifico come usare Asana.
Come usare Asana: i diversi livelli della struttura
Per capire come usare Asana bisogna innanzitutto conoscere i diversi livelli della struttura. Il software è suddiviso in quattro ambiti a seconda delle diverse esigenze aziendali: organizzazione, team, progetti e task. Un’organizzazione, cioè una ditta, una società o un’azienda, può avere al suo interno diversi team che si occupano di sezioni specifiche. Di conseguenza ogni team sviluppa dei progetti con delle relative task, cioè compiti da svolgere e da completare.
Asana è l’ideale per le grandi aziende che devono gestire una marea di progetti suddivisi tra i vari team, ma anche per le piccole aziende. Iscrivendosi ad Asana, infatti, tutti i tuoi colleghi saranno automaticamente collegati al gruppo di lavoro creato. É un sistema molto utile per tenere sempre sotto controllo i lavori assegnati e quelli da svolgere. In questo modo non dovrai consultare costantemente le email sparse nella posta elettronica per ricordare tutti i tuoi progetti, ma potrai gestirli e monitorarli direttamente da Asana.
Come realizzare un progetto su Asana
Per capire come usare Asana, bisogna saper realizzare un progetto. In alto a sinistra della piattaforma c’è un simbolo “+” di colore arancione, dove poter aprire un progetto, avviare una conversazione o invitare amici e colleghi. Una volta aperto il progetto, devi assegnargli un nome ed inserire una piccola descrizione, dopodiché, se lo desideri, puoi condividerlo con il tuo team. Puoi scegliere un colore per ogni progetto e invitare i vari membri, che saranno avvisati tramite una notifica nella casella di posta. Una volta creato il progetto e scelto quali sono i dipendenti che ne fanno parte, puoi passare alla realizzazione delle task.
Come creare le task all’interno di un progetto su Asana
Non ci resta che capire come creare le task all’interno di un progetto per sapere come usare Asana. Le task possono essere un suggerimento, un compito da svolgere o semplicemente un promemoria di una telefonata da fare o un’email da spedire.
Cliccando sul pulsante “Add task” in alto a sinistra della piattaforma sarà possibile aggiungerne una, che sarà assegnata ai vari membri del team riconoscibili grazie alle loro faccine in miniatura. In questo modo potrai anche monitorare tutte le task dei vari membri, così da decidere a chi assegnare determinate task evitando di sovraccaricare qualcuno di lavoro.
Ogni volta che viene realizzata un’azione, lo stato di avanzamento del progetto viene indicato con una spunta, mentre nella sezione “conversazioni” sarà possibile parlare in tempo reale con un membro del gruppo per scambiarsi indicazioni, informazioni e suggerimenti. Pratico, veloce ed intuitivo: Asana è la marcia in più per grandi, medie e piccole aziende.
