La trasformazione digitale in Italia è iniziata già qualche anno e, anche se in alcuni settori fatica a decollare, per molti versi ha preso piede non solo nella PA, ma anche nelle aziende e organizzazioni private.
La dematerializzazione dei documenti cartacei e la digitalizzazione dei processi, oltre che documentale, ha reso necessario un diverso sistema di organizzazione del lavoro e di gestione dell’archivio delle informazioni.
Addio alle vecchie e polverose stanze piene di scaffali e faldoni, addio alle stampe su fogli e fogli di carta, è arrivata l’epoca dell’archiviazione digitale.
Come gestire questa nuova modalità di lavoro? Quali sono i vantaggi?
My-archive, come funziona l’archivio digitale
Lo scopo di un archivio digitale è mantenere i documenti e le informazioni integri nel tempo, facilitando la loro ricerca nel momento del bisogno.
My-Archive è la piattaforma del Gruppo CMT che permette la gestione documentale di tutti i documenti aziendali in modo personalizzato e flessibile.
Gli archivi possono essere strutturati per ogni reparto aziendale e per ogni tipologia documentale, in quanto ogni area e ogni documento ha bisogni specifici in termini di indici di ricerca, evidenza di dati o informazioni.
Con questo strumento di trasformazione digitale e gestione documentale le aziende avranno la possibilità di rendere i flussi di lavoro più semplici ed efficaci, garantendo un alto livello di lavoro anche in team, sia in presenza che da remoto.
I vantaggi dell’archiviazione digitale
La trasformazione digitale ha introdotto nuovi modi di lavorare, di gestire documenti ed informazioni. Uno dei principali vantaggi di questa nuova modalità di lavoro è la condivisione.
Con l’archiviazione digitale, infatti, è possibile creare archivi personalizzati, introdurre campi note per condividere informazioni tra gli utilizzatori, inviare documenti, attivare utenti con diversi livelli di permesso e aprire archivi limitati ad utenti esterni.
Sistemi come My-Archive consentono di ottenere il massimo della flessibilità per aumentare il livello di condivisione senza perdere di vista la sicurezza delle informazioni aziendali.
L’integrazione di sistemi di archivio digitale con piattaforme per la gestione delle firme elettroniche, delle caselle PEC o della fatturazione elettronica consente, infine, di ottimizzare il processo aziendale tramite la razionalizzazione dei flussi di lavoro.
